電子公証サービス利用の手引（２）
ここでは当面もっとも利用されると予想される電子定款の認証について説明します。
事前チェック
認証を受ける際には，あらかじめ設立しようとする会社の本店所在地を管轄する法務局に所属する指定公証人に対し，事前に定款，印鑑証明書，資格証明書（法人の場合）をファックスあるいは電子メールで送付し（もちろん持参でもかまいません），定款の記載に誤りがないかのチェックを受けてください。
特に，印鑑証明書などの付属書類の事前送付がないと，発起人の住所氏名の記載が正確であるかどうかのチェックができません。
事前チェックが不可欠なのは，定款に不備があると，指定公証人は申請を却下せざるを得ないからです。
上記の書類送付の際，合わせて電話番号，ファックス番号などの連絡先を通知してください。
条項や字句の訂正などの連絡が必要な場合があります。
また，福岡公証役場，博多公証役場では，事前チェックを担当した公証人がその定款の認証もおこなうことにしています。
どの公証人が事前チェックをしたかを申請人に連絡しますので，オンライン申請で認証を受ける公証人を指名するときは，必ず事前チェックを担当した公証人を指名してください。
電子定款の作成・電子署名
ワープロソフトで作成し，Adobe Acrobat などのPDFソフトを使ってPDF形式のファイルに変換します。
ファイル名は半角英数（３１字以内）のみを使用してください。
shiftキーを使う記号やカッコ記号，アットマーク，コロン・セミコロン，ピリオドは使わないでください。
「.」（ドット）は拡張子の直前の１個だけにしてください。
「-」（ハイフン）やスペースは使用しないほうが無難です。
ＪＩＳ第１，第２水準以外の文字（「﨑」，「德」，「隆」など）を使用する場合（人名，地名），あらかじめAdobe Acrobatの「環境設定」でフォントの埋め込みをしておく必要があります。
「環境設定」→「一般」→「PDFへの変換」→「Microsoft Office」→「設定を編集」で「Smallest file size」から「Standard」に変えます。
これに署名ソフトを使い，電子証明書を付加する形で電子署名をします。
委任を受けて定款を作成する場合は，委任を受けた人が作成者本人として，つまり自分の電子証明書を用いて電子署名をします。
署名ソフトは，法務省のオンライン申請システムにおいて無償で提供されています。
下記から署名ソフト（PDF署名プラグイン）をダウンロードし，操作ガイドにしたがって設定してください。
http://www.touki-kyoutaku-net.moj.go.jp/cautions/security/pdf_sign_inst.html
住基カードを利用する場合，公的個人認証クライアントソフト（JPKIソフト）でPDFファイルに電子署名しても，オンライン申請システムでは使えません。必ず上記の署名ソフトを使用してください。
（この場合，あらかじめAdobe Acrobatのセキュリティ電子署名の環境設定で，署名方式を「signed pdf」に変更しておきます。）
認証の申請
法務省オンライン申請システムへの接続・申請
１ オンライン申請システムへのログイン
初めて利用する際は，システムインストーラのダウンロードや申請者情報の事前登録などの事前準備の手順をふむ必要があり，やや面倒ではありますが，次からは簡単に利用できるようになります。
２ 指定公証人の選択・指定
設立しようとする会社の本店所在地を管轄する法務局を選択し，この法務局所属の公証役場と指定公証人を選択します。
福岡・博多公証役場では，前記のとおり，事前チェックを担当した公証人の氏名を連絡しますので，必ずこの公証人を指名してください。
このとき，「公証役場で文書を保存する」のチェックボックスにチェックが入っていることを確認してください。
３ 定款ファイルのアップロード
事前チェックを受けて訂正すべきところがあればこれを訂正し，不備やこれ以上の変更点がないことが確定した定款ファイルをアップロードします。
公証役場への出頭
公証役場では，オンラインで申請された定款が認証できる状態になっていることを確認し，申請人に連絡することにしています。
申請人の側から，オンライン申請システムで定款認証を申請した旨と，その際に指名した公証人名を公証役場に連絡すると，公証役場では，申請された定款が認証できる状態になっているかどうかを確認します。
定款が認証を受けられる状態になっているときは，公証役場に出頭してください。
定款を含む私文書の認証は，法律上，公証人が認証を求める文書の作成者本人（発起人から定款作成代理を依頼されて作成し，自己の名で電子署名をした者も作成者本人です。）または作成者の代理人（認証嘱託だけの代理人です。）と面接し，運転免許証などで出頭した人の確認をしたうえ，作成の事実を確認しておこなうことになっています。
公証人と面識のある人については，本人であることの確認書類は不要です。
このとき，認証済み定款などを入れる記憶媒体を持参してください。
記憶媒体は，FD（フロッピーディスク），CD-R，CD-RWまたはUSBメモリーのいずれかです。
公証役場では，認証済み定款ファイルを，持参の記憶媒体に入れ，認証等の手数料の支払と引き換えに，これをお渡しします。
定款作成委任状・認証嘱託委任状について
発起人から定款作成の委任を受ける場合の委任状には，認証嘱託を作成者とは別の人に委任する場合があることを想定して，「定款認証嘱託の復代理人を選任する件」という条項をいれておくのがよいでしょう。
公証役場で定款の認証を受けるについて，定款作成者自身が出向くことができないときは，認証嘱託代理人を選任することができます。
この場合，「公証人から定款の認証を受ける行為を委任する」旨の委任状を公証役場に提出しなければなりません。
この委任状には，委任者である定款作成者の実印の押捺と印鑑証明書の添付が必要です。
委任状をPDFファイルにして，定款に用いたと同じ電子証明書を用いて電子署名したものを，認証済み定款ファイルを入れるフロッピーとは別のフロッピーなどの記憶媒体に格納し，これを公証役場に持参して署名の有効性確認を受けることで委任の事実を証明することができます。
（住基カードの電子証明書を用いる場合は，AdobeAcrobatではなく，JPKIソフトで電子署名してください。）
また，この電子署名付きの委任状ファイルをあらかじめ公証役場あてにＥメールの添付ファイルにして送付しておくことも可能です。
電子定款作成・認証嘱託委任状の書式です。ダウンロードしてお使いください。
Word版
電子定款認証嘱託委任状の書式です。ダウンロードしてお使いください。
Word版
指定公証人による認証
電子証明書の有効性は法務省オンライン申請システム内で確認されます。
公証人は委任状，印鑑証明書などを確認したうえ，定款の内容を審査し，問題がなければ，認証を付与します。
認証には以下の態様があります。
ａ 自認陳述の認証
これは申請人が定款ファイルに電子署名をしたことを自認する旨を公証人に陳述したことを認証するものです。
定款作成者本人の認証申請の場合，通常はこの態様になります。
ｂ 代理人による自認陳述の認証
本人が定款ファイルに電子署名したことを自認している旨を認証申請の代理人が公証人に陳述したことを認証するものです。
代理人による認証申請の場合はこの態様になります。
ｃ 本人兼代理人の自認認証
嘱託人のうちの一人が他を代理して嘱託し，自分を含む嘱託人全員が電子署名したことを自認する旨を公証人に陳述した場合です。
謄本の交付
従来は，認証済み定款の電子ファイルを受け取るときに，謄本の電子ファイルに加えて紙ベースの謄本の交付も受けるようになっていましたが，新システムでは，もっぱら紙ベースの謄本だけが交付されます。
これは，謄本交付つまり同一情報の提供の申請も，本来，オンライン申請を利用しなければならないのですが，この申請の際には認証を受けた定款に付される「登簿管理番号」を記入する必要があり，公証役場で定款の認証を受けた後，謄本の交付を受けるためにまたオンラインで申請し，もう一度公証役場に出頭しなければならないという二度手間を避けるために，特例として認められたものです。
したがって，謄本の交付を申請するときは，必ず認証を受けるのと同一の定款をプリントアウト（Ａ４横書）して持参する必要があります。
公証役場では，これに登簿管理番号や認証済み定款と同一である旨を記載した認証文を付して交付します。
なお，認証を受けた定款につき，後日，謄本の交付を受ける必要が生じたときは，原則に戻って，法務省オンラインシステムから申請してください。
認証後の手続
認証済み定款などの有効性は，法務省オンライン申請システム内の「公文書検証」の項目でチェックすることができます。
法務局での登記申請は，認証済み定款が入ったFDなどの記憶媒体を提出します。
このほかの添付書類については法務局の指示に従ってください。
資本金・出資金の預け入れをする金融機関はまだ電子定款に対応していません。
書面による謄本を提出しなければならないので，定款認証の申請と同時に紙ベースによる謄本申請もしておく必要があります。
この場合の作成手数料は ７００円＋（枚数－１）×２０円 です。
認証できない場合
事前チェックを経ていない申請については，内容などに問題があって認証できないこともあり得ます。
誤記や脱字などがある場合，従来の紙文書では捨て印による加除訂正が可能でしたが，PDF形式のファイルでは不可能です。
このような場合，新システムでは，申請を取り下げるか却下とならざるを得ません。
取り下げはオンライン申請システムの中の「執務の中止の請求」を選んで送信します。
却下の理由は，オンライン申請システムのコメント欄に記載されます。
事前に連絡先の告知があっていれば，理由を説明します。
これに沿って是正したうえで，再度申請し直してください。
もちろん，申請の取り下げや却下の場合に手数料が賦課されることはありません。